FAQ

FOIRE AUX QUESTIONS

GuestDiary

Si une réservation est faite sur le site internet ou sur un site de réservation en ligne (cf. Booking, Expedia, HRS, etc..), la réservation est-elle intégrée directement dans le planning ?
Oui, tous les détails ainsi que les informations bancaires sont intégrés automatiquement au logiciel et assigné à un numéro de chambre. Vous n’avez plus besoin d’attendre un email ou un fax et à l’entrer manuellement sur un planning papier, Excel ou PMS.

Que se passe-t-il si je veux allouer la réservation à une autre chambre ?
Vous pouvez simplement « cliquer et faites glisser » la réservation vers une autre chambre.

Que se passe-il si une réservation est annulée ?
Le logiciel enlèvera automatiquement la chambre du planning et mettra à jour la disponibilité sur le site internet et sur les sites de réservation en ligne.

Comment entrer une réservation qui n’est pas faite en ligne ( ex : téléphone, directement à la réception ) ?
Tout simplement en entrant les informations du client : nom, prénom, arrivée, départ et nombre de personne dans la chambre. Le logiciel vos montrera quelle chambre est disponible et vous fera une suggestion de prix. Vous pouvez choisir d’entrer manuellement un numéro de chambre et un tarif.

Puis-je entrer les informations bancaires pour une réservation qui n’est pas faite en ligne ?
Oui, vous pouvez entrer les données de la carte bancaire de votre client dans notre système de coffre-fort sécurisé.

Puis-je envoyer un email de confirmation de réservation au client ?
Si vous entrer l’email du client, vous aurez la possibilité, une fois toute les informations de la réservation intégrée, d’envoyer un email de réservation au client.

Comment suis-je informé lorsqu’une réservation arrive ?
Les réservations apparaissent sur l’écran de planning en face de vous, vous n’avez pas besoin de mettre à jour l’écran et vous recevez un email de réservation. Sur le tableau de bord du logiciel vous avez l’option « Activité Récente » qui présente tout ce qui s’est passé au cours de la journée.

Le logiciel possède-t-il un formulaire d’arrivée pré-établi ?
Oui. Vous pouvez même imprimer un clic toute les formulaires de réservation pour une plage de date sélectionné avec le nom du client et le numéro de chambre. Certains hôtels aiment imprimés les arrivées le matin et laisser les documents à la réception pour permettre une check in plus rapide lors de l’arrivée du client.

Que se passe-il si j’attribue à un client un type de chambre différent que celui réservé ( ex : chambre triple au lieu de double ) ?
Il arrive souvent qu’un client ayant réservé une chambre double se voit attribué une chambre triple car il n’y a plus de chambre double de disponible. Dans ce cas, la réservation sera marquée comme inadéquate ce qui vous permettra de déplacer cette réservation si une chambre double se libère.

Est-il possible de faire une recherche pour une réservation en particulier ?
Oui. Entrer un nom ou un numéro de réservation dans le champ de recherche, le logiciel retrouvera toutes les réservations qui correspondent aux critères de recherche.

Puis-je imprimer une facture client avant son check-out ?
Oui, vous pouvez créer et imprimer une facture proforma, celle-ci sera marquée comme telle.

Puis-je voir les factures des clients qui n’ont pas payé, par exemple pour les clients d’entreprises ayant un « compte » avec notre hôtel ?
Dans la section Facture Client, vous pouvez faire une recherche pour les factures qui ont été payées, celles qui ne sont pas réglées et celles pour lesquelles un acompte a été versé. Vous pouvez même faire une recherche par nom ou par numéro de réservation.

Si un client a déjà séjourné dans notre hôtel, ces informations sont-elles sauvegardées dans le logiciel ?
Oui. Lorsque vous intégrez une réservation, vous pouvez choisir l’option « Choisir un client précédent » et choisir d’intégrer les détails d’une réservation antérieure.

Puis-je ajouter un commentaire sur le client à afficher lors d’une prochaine réservation ?
Oui, bien sûr. Vous pouvez ajouter par exemple un commentaire du type « le client préfère une chambre au rez-de-chaussée ».  Ces informations peuvent apparaître à chaque fois que ce client réserve une chambre.

Puis-je créer une liste de chambre à nettoyer à fournir à mes agents d’entretien ?
Oui, vous pouvez. Vous pouvez faire un planning de ménage avec les chambres libérées, celles toujours occupées, celles qui vont être occupées ainsi que les commentaires clients.

Puis je fermer des chambres à des dates spécifiques ?
Oui. Vous pouvez fermer vos chambres si par exemple elles sont en rénovation ou louées sur une longue période.

Puis-je créer une réservation provisoire ?
Lorsque vous créez une réservation, vous pouvez choisir entre Provisoire et Confirmée.

Puis-je contrôler le code couleur du planning de réservation ?
Oui. Dans l’onglet Paramètres, vous pouvez choisir le code couleurs que vous souhaitez utiliser pour les différents statuts des réservations (cf. Confirmée, provisoire, Arrivée, Départ, Inadéquate …)

Le logiciel peut-il être utilisé sur un IPad ou une tablette ?
95% du logiciel est fonctionnel sur IPad et tablette

APP

Existe-il une APP pour le système ?
Oui, une application gratuite est actuellement en développement et sera bientôt disponible. L’application est volontairement créée avec uniquement les fonctions clés nécessaire pour le Gérant / Propriétaire « toujours en mouvement » ou un réceptionniste multifonction.

MOTEUR DE RÉSERVATION

Puis-je créer des extras à acheter lors d’une réservation sur mon site internet ?
Oui, vous pouvez créer des extras et des services à acheter par le client lors de la réservation. Ex : Petit Déjeuner, Parking…

Que se passe-t-il si un client fait une recherche mais qu’il n’y a aucune disponibilité aux dates demandées ?
Le moteur de réservation peut être paramétré pour traiter le problème de plusieurs manières. Par exemple, si un client fait une recherche de Chambre Double mais que vous n’en avez plus à vendre, le moteur de réservation peut :
  • Fait la publicité d’une autre chambre Double / Single
  • Faire la publicité d’une Chambre Double. Le client sera alloué à une chambre double / single : sa réservation pourra être déplacée si une chambre double se libère. Cela vous permet de vendre votre double / Single

La description de mes chambres est-elle traduite en plusieurs langues ?
Oui, les équipements clés de la chambre et le Processus de Réservation sont traduits dans plusieurs langues. Vous pouvez également personnaliser la description des chambres. De nombreux hôtels dans les grandes capitales ( Londres, Paris, Dublin …) ne réalisent pas l’avantage qu’ont les sites de réservations en ligne simplement parce que leur processus de réservation n’est pas traduit.

Le moteur de réservation permet-il au client de faire une recherche par nombre d’adultes et d’enfants ?
Oui. Les clients peuvent entrer le nombre d’adultes et d’enfants au début du processus de réservation afin d’avoir le tarif exact des chambres. Le moteur de réservation est capable d’optimiser vos prix afin de vous permettre d’offrir un meilleur tarif que celui sur les sites de réservation en ligne qui ne peuvent pas effectuer ce genre de calcul

CHANNEL MANAGER

Dois-je toujours gérer manuellement les disponibilités ?
Non. Le système sait combien de chambre vous avez et combien de réservation sont tombées : il alloue automatiquement l’inventaire disponible à tous les sites connectés. Cette fonction vous fera économiser énormément de temps en gestion de vos Prix et Disponibilités.

Cela veut-il dire que je perds le contrôle sur qui vends mon inventaire ?
Non. Vous pouvez choisir d’ouvrir ou fermer tous ou certains sites de réservation en ligne quand vous n’avez pas besoin d’eux pour vendre vos chambres. Beaucoup de nos clients faires les sites de réservation en ligne des mois à l’avance pour les weekends d’été, les weekends avec jour férié…

Existe-il un risque de vendre trop ou pas assez ?

Le système devrait considérablement réduire vos problèmes de surbookings ou de sous-vente car le facteur d’erreur humaine est réduit au minimum. Par ex : quelqu’un oubli de réduire la disponibilité après qu’une réservation soit faite sur le site internet, ou quelqu’un ferme les chambres à vendre pour le Vendredi soir car ils sont inquiets de survendre alors que le responsable n’est pas là.

Existe-il un « filet de sécurité » pour éviter le surbooking ?
Oui, bien sûr. Un paramètre peut être mis en place lorsqu’il ne reste que quelques chambres à vendre. Les chambres sont automatiquement fermées sur les OTA et une alerte apparaît sur l’écran du GuestDiary. Si l’hôtel est confiant qu’il peut vendre ses chambres restantes sur les sites de réservation en ligne il peut contourner ce paramètre.

Mes tarifs peuvent-ils être différents sur les sites de réservation en ligne ?
Oui, vous pouvez paramétrer une augmentation pour chaque site. Cela signifie que vos tarifs sur les sites de réservations en ligne seront plus élevés que sur votre propre moteur de réservation.

Dois-je faire le « mapping » des chambres moi-même ?
Non., nous prenons en charge le processus complexe de relier vos chambres à celles sur les sites de réservations en ligne. Nous réalisons ce mapping des chambres gratuitement, sans frais supplémentaires. Vous n’avez pas à vous inquiéter : nous réalisons les connexions et nous vous faisons également bénéficier de notre expertise en matière d’utilisation des OTA.

Que se passe-t-il si je change mes types de chambres sur les OTA ?
Une alerte apparaitra sur l’écran du GuestDiary conseillant de réinitialiser le mapping des chambres. Vous pouvez choisir la chambre appropriée ou nous pouvons les faire pour vous.

Comment puis-je gérer mes prix ?
Les prix peuvent être gérer au jour le jour ou en masse à partir d’un seul écran. Il en est de même pour les restrictions de Séjour Minimum, Fermé à l’arrivée, etc… Les sites de distribution connectés sont automatiquement mis à jour en quelques secondes après que les changements aient été fait sur le GuestDiary.

Dois-je gérer tous mes tarifs individuellement ?
Vous pouvez… ou vous pouvez utiliser notre système de tarif « dérivé », c’est-à-dire qu’un certain type de chambre ou type de tarif peut être relier à un « parent ». Per exemple, la chambre Single peut être automatiquement tarifée à 20 € moins chère que la chambre double, ou le tarif B&B est de 8€ par personne en plus du tarif de base de la chambre.

Certains de nos clients gèrent uniquement le tarif d’une seule chambre et TOUS les tarifs des autres chambres s’adaptent en fonction du tarif de la chambre parente.

Puis-je avoir différent type de tarifs / plans tarifaires ?
Oui, vous pouvez avoir autant de type de tarifs que vous le souhaitez. Par exemple : Petit Déjeuner Inclus, Chambre Uniquement, Non Remboursable, etc… Ces types de tarifs peuvent également être des tarifs dérivés, offrant ainsi un large choix au client sans vous surcharger de travail.

Puis-je créer des Offres Spéciales ?
Oui, les offres spéciales peuvent être créées au format de votre choix. Par exemple : « Séjournez 2 Nuits avec Petit Déjeuner : la troisième nuit est Gratuite »

RAPPORTS

Existe-il des graphiques montrant ma performance ?
Oui, vous pouvez voir des tableaux comparatifs d’une année à l’autre pour :
  • Revenu par chambre
  • Tarifs Chambres
  • Taux d’Occupation

Vous pouvez également consulter des graphiques pour
  • Source des Réservations ( d’où proviennent vos réservations )
  • Types de Chambres ( quelles chambres se vendent le mieux )
  • Type de Tarifs ( Quels types de tarif se vendent le mieux )

FINANCES

Existe-il un Résumé du Jour / Rapport Quotidien ?
Oui, un rapport Encaissement montrera combien vous avez gagné pour la journée par méthode de paiement :  cash, carte de crédit…

Puis-je voir quelles chambres / appartements / bungalows ont été vendus ?
Le Rapport de Revenu vous permettra de voir combien vous a rapporté chaque type de chambre / appartements ou groupes de chambres / appartements

Existe-il un Rapport Financier ?
Oui, un « Aperçu Général » vous présentera :

  • Nombre de Nuitées Vendues
  • Réservations
  • Taux d’Occupation
  • Tarif Quotidien Moyen
  • RevPAR ( revenu par chambre disponible )
  • Etc, etc…

SITES INTERNET

Qu’est-ce qu’un Site Internet Auto-Créé ?
Nos sites internet à créer vous-même sont optimisés pour les moteurs de recherche et sont multilingues. La majorité du contenu est créée automatiquement à partir de la description de vos chambres, vos photos, publications des avis clients, etc … Vous choisissez un design de site internet et vos couleurs.

Ai-je le contrôle le look du site ?
Oui, vous pouvez changer le texte sur la page d’accueil, télécharger des photos « d’en-tête », ajuster les couleurs, télécharger votre logo, etc …

Quels sont les pages et fonctionnalités du Site Internet Auto-Créé ?
Le site internet auto-crée est conçu pour vous permettre de le mettre à jour quel que soit vos compétences informatiques. Le site internet est relié au GuestDiary et montre les informations suivantes en directe :
  • Description de la propriété
  • Avis Clients : publiez les avis clients des hôtes ayant séjournés dans votre propriété. Vous pouvez envoyer un questionnaire à votre client une fois celui-ci check-out. Vous avez ensuite le choix de publier ou non cet avis.
  • Offres Spéciales : la page Offres Spéciales est créée automatiquement à partir du moteur de réservation
  • Situation Géographique : page avec une carte Google de la situation géographique de votre propriété
  • Page Chambres : les pages chambres sont créés sont créées automatiquement en utilisant les images, liste d’équipement et descriptions des chambres entrées dans le GuestDiary.
  • Galerie Photos : vous pouvez télécharger une image d’en-tête pour chaque page ou créer une page Galerie Photos
  • Téléchargement de documents : vous pouvez facilement ajouter des documents tels que vos menus sur les pages spécifiques du site.

Quelle est la différence avec un Site Sur Mesure ?
Nous pouvons créer un site pour vous … Les sites sur-mesure sont réservées aux propriétés souhaitant investir du temps et de l’argent pour pousser aux réservations directes et qui ont besoin d’aide en marketing et de support technique. Nous créons et optimisons le site internet pour vous. Les fonctionnalités :
  • Autant de pages que vous le souhaitez sur le site
  • Accès complet à notre Système de Gestion de Contenu
  • Créateur de E-magazine : envoi d’un email à vos clients en un clic
  • Blog : cette page vous permet d’ajouter de nouveaux Articles
  • Evénements : vous permet de présenter les événements autour de votre propriété
  • Pop-Up : créer un pop-up sur la page d’accueil du site
  • Widget Comparateur de Prix 
  • App pour Contenu Web : vous pouvez gérer les fonctionnalités clés de votre site internet fait sur mesure à partir d’un smartphone ou d’une tablette grâce à une application.
  • Galerie Photos : télécharger une image d’en-tête pour chaque page du site ou créer une page Galerie Photos.
  • Offres Spéciales : la page Offres Spéciales est auto-générée par le moteur de réservation

SUPPORT & COMPLÉMENTS

  • Mise à jour du Contenu Web et Optimisation SEO
  • Google Analytiques
  • Création et Maintenance de Google Adwords
  • Création et Maintenance du compte Google Place
  • Soumission Google Webmaster Sitemap
  • Création et Optimisation Méta tags
  • Distribution de E-magazine ( emails )
  • Widget Comparateur de Prix
  • Création Favicon
  • Galerie Photos : télécharger une image d’en-tête pour chaque page du site ou créer une page Galerie Photos.